Pasar de excel a Aspel SAE no consiste simplemente en copiar información de una hoja y comenzar a trabajar.
Antes de importar datos conviene revisar qué información existe, qué tan confiable es, qué debe conservarse y cómo quedará organizada dentro del nuevo sistema.
Excel puede funcionar durante años… hasta que la operación crece
Varias versiones del mismo archivo
Diferentes personas trabajan con copias distintas y ya no existe certeza sobre cuál contiene la información correcta.
Captura repetida
Clientes, productos, compras o ventas se registran varias veces porque la información no está centralizada.
Información incompleta
Faltan claves, datos fiscales, unidades, precios o criterios consistentes para identificar cada registro.
Dependencia de una persona
Solo alguien conoce las fórmulas, archivos, columnas y criterios necesarios para entender la operación.
Inventarios difíciles de validar
Las existencias dependen de cálculos manuales o archivos separados que no siempre coinciden con almacén.
Poca trazabilidad
Es difícil conocer qué movimiento produjo un cambio y quién realizó determinada actualización.
¿Qué datos conviene revisar antes de pasar a Aspel SAE?
Aspel SAE cuenta con procesos de importación que permiten incorporar información desde archivos de Excel para distintos catálogos.
Dependiendo del proyecto, conviene revisar especialmente:
- Catálogo de clientes.
- Catálogo de proveedores.
- Productos e inventarios.
- Existencias iniciales.
- Movimientos de inventario cuando correspondan.
- Listas y criterios de precios.
- Datos fiscales y comerciales necesarios.
No significa que toda esa información deba importarse en todos los proyectos. El alcance depende de cómo opera actualmente la empresa.
No lleves automáticamente al sistema todos los errores de Excel
Una de las oportunidades de una migración es comenzar con información más ordenada.
Duplicados
Revisa si existen clientes, proveedores o productos registrados varias veces con nombres ligeramente diferentes.
Claves inconsistentes
Define criterios para identificar productos, clientes y proveedores antes de cargar los catálogos.
Información obsoleta
No siempre tiene sentido trasladar registros que llevan años sin uso o que ya no representan la operación actual.
Campos incompletos
Identifica información indispensable que falta antes de convertir el archivo en la nueva base de trabajo.
Una base pequeña y confiable puede ser más útil que trasladar años de información desordenada sin criterio.
Excel debe adaptarse a la estructura que espera Aspel SAE
La importación no se realiza tomando cualquier hoja de cálculo de forma automática.
Aspel SAE utiliza layouts y asistentes de importación. Los archivos deben contener la estructura y los campos necesarios para que el sistema pueda interpretar correctamente la información. El portal oficial de Siigo Aspel documenta layouts de ejemplo instalados junto con SAE para distintos catálogos.
Primero se prepara la información. Después se importa. No al revés.
Las existencias requieren especial cuidado
Migrar productos no necesariamente significa que las existencias actuales sean correctas.
Si el inventario de Excel ya contiene diferencias respecto al almacén, trasladar esas cantidades al nuevo sistema puede convertir una inconsistencia antigua en la base inicial de Aspel SAE.
Por eso puede ser conveniente validar productos, almacenes y existencias antes de iniciar operaciones.
Consulta también nuestra guía sobre Aspel SAE para control de inventarios .
También debes decidir cómo trabajará la empresa después del cambio
Una migración puede fracasar incluso si los datos fueron importados correctamente.
Antes de iniciar conviene dejar claros al menos estos puntos:
- Quién administrará los catálogos.
- Quién podrá crear nuevos productos.
- Quién registrará compras y recepciones.
- Cómo se controlarán las entradas y salidas.
- Qué usuarios tendrán acceso al sistema.
- Qué información deberá mantenerse actualizada.
- Qué reportes necesita consultar dirección.
¿La migración está incluida en una implementación de Aspel SAE?
No debe asumirse automáticamente.
La puesta en marcha base y una migración especial son trabajos diferentes. El esfuerzo depende del volumen, estructura, calidad y origen de los datos.
Cuando existe información que necesita transformación, depuración o revisión antes de poder utilizarse, es necesario definir ese alcance por separado.
Consulta nuestra guía sobre precio e implementación de Aspel SAE .
Dudas antes de migrar de Excel a Aspel SAE
¿Aspel SAE puede importar información desde Excel?
Sí. SAE dispone de procesos de importación mediante archivos y layouts para distintos catálogos, entre ellos clientes, proveedores e inventarios.
¿Puedo importar clientes desde Excel?
Sí. Aspel SAE cuenta con un asistente de importación para clientes utilizando archivos preparados con la estructura correspondiente.
¿Puedo importar proveedores?
Sí. El sistema también contempla importación de proveedores mediante los layouts y asistentes correspondientes.
¿Puedo importar productos e inventarios?
Sí. Aspel SAE permite importar información de productos e inventarios, siempre que el archivo cumpla con la estructura requerida.
¿Debo migrar toda mi información histórica?
No necesariamente. Depende de las necesidades operativas, fiscales y administrativas de la empresa. En muchos proyectos conviene definir qué información realmente debe formar parte de la nueva operación.
¿La migración de datos está incluida en la puesta en marcha?
No debe darse por hecho. Una migración especial puede requerir un alcance adicional dependiendo del volumen y calidad de la información.
Evalúa cómo pasar de Excel a Aspel SAE
Cuéntanos qué información utilizas actualmente, cómo administras clientes, proveedores, productos e inventarios y qué necesitas mejorar. Con ese contexto podremos entender mejor tu proyecto.
Evaluar Aspel SAE para mi empresa